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La preparación de voceros efectivos para nuestra empresa es fundamental porque no sólo deben saber responder preguntas, sino que deben encarnar la imagen de nuestra organización.

Aunque siempre tenemos trabajadores hablando con los medios para posicionarnos, durante una crisis de comunicación debemos tener un cuidado especial para evitar que la crisis se magnifique.

Por ende, el realizar talleres de vocerías durante los tiempos de calma, es casi una obligación si la empresa quiere estar bien preparada.

Voceros efectivos

Para tener voceros efectivos se requiere transmitir confianza. No sólo importa quién sabe más de la empresa, sino cuál de nuestros trabajadores puede generar un vínculo mayor con las personas, por lo que un vocero representa la personalidad, presencia y voz de la organización, siendo una fuente confiable de información y un excelente comunicador.

Además, los voceros entrenados son importantes en la construcción de marca, en el posicionamiento del branding y deberían figurar en la estrategia de comunicación.

Para lograr estas vocerías efectivas durante una crisis, debemos capacitar a nuestro personal en aspectos básicos como:

  • Visión crítica de la noticia y comprensión de la dinámica de los medios de comunicación.
  • Comunicación verbal y no verbal.
  • Diferencias de las declaraciones para radio, TV, impresos, revistas y medios digitales.
  • Elaboración, articulación, coherencia y ejecución del mensaje.
  • Herramientas para la gestión de crisis (manuales, protocolos, directrices).

Esto nos permitirá estar preparados ante una crisis, ya que la mayoría se presenta por una mala gestión de la comunicación más que por imprevistos.

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8 aspectos de un taller de vocerías

Para reforzar las habilidades fundamentales de un vocero, debemos tener en consideración 8 aspectos esenciales que se pueden incorporar en un taller de vocerías:

  1. Objetivo claro: si no tenemos un objetivo definido sobre lo que queremos lograr, será más probable que cometamos un error a la hora de comunicar los mensajes. El objetivo debe responder las preguntas de nuestras audiencias y conseguir un impacto que se refleje en nuestra organización.
  2. Mensajes claros y concisos: deben construirse señalando nuestras fortalezas, nuestras diferencias competitivas, nuestra personalidad y que sea fácilmente replicable.
  3. Encuentros clave: el vocero debe socializar en encuentros con los públicos para ganarse su confianza y fidelización, aumentando la reputación corporativa.
  4. Empatía: nos relacionamos con personas, por lo que debemos transmitir una comunicación sincera que logre involucrarlos.
  5. Mapa de issues: el monitoreo de medios a diario nos permite identificar temas sensibles que permiten anticipar situaciones de crisis y construir mensajes ad hoc.
  6. Políticas de comunicación corporativa: que todo el personal conozca las políticas y directrices de comunicación es fundamental para saber cuándo y en qué situaciones deben hablar con los medios, reduciendo el riesgo de exposición.
  7. Imagen personal: el vocero debe ser una persona segura, tranquila y que se vista reflejando el puesto que tiene y la situación que enfrenta, esto genera confianza.
  8. Llamar a la acción: convencer a la audiencia para que realice una acción en base a nuestra comunicación es vital para la gestión de la crisis, por lo que la transparencia de nuestras comunicaciones ayuda en este aspecto.

Las vocerías efectivas afrontan la cobertura mediática y la visibilidad de nuestras audiencias, por lo que debemos recordar que nuestros esfuerzos están orientados a un objetivo específico que ayude a convertir las crisis en oportunidades.

De ahí la importancia de los talleres de vocerías, las que pasaron a ser una táctica indispensable en las comunicaciones de las empresas.

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