En el mundo actual, la comunicación efectiva se ha vuelto esencial para el éxito de cualquier organización.

Esta comunicación se vincula, entre otros, con los voceros, quienes desempeñan un rol relevante por ser la cara visible ante la opinión pública.

Si piensa que cualquier persona puede ser un vocero, se equivoca, se requieren ciertas habilidades para comunicarse de manera clara, ser empático, transmitir confianza, entre otros que pueden marcar la diferencia entre el éxito o el declive de la imagen de la organización que representan.

En ocasiones se tiende a seleccionar como vocero al que conoce más la organización o al técnico especializado, pero esto es un error, pues si no se tienen habilidades comunicacionales, no importa cuánto sepa, no sabrá transmitirlo.

Los voceros son responsables de transmitir mensajes de forma efectiva, adaptarse a diferentes audiencias y canales de comunicación, además de utilizar las herramientas digitales para potenciar su labor.

Esto les permite aprovechar las oportunidades que brindan las redes sociales, los blogs y otras plataformas digitales para amplificar el alcance de sus mensajes, con el fin de fortalecer la reputación de la organización.

Perfil de un buen vocero

Al momento de seleccionar al vocero para su organización o preguntarse en qué debe mejorar para serlo usted mismo, tome en cuenta las siguientes características: 

• Empatía. Un buen vocero debe ser empático, capaz de establecer una conexión emocional con la audiencia. Además, debe ser carismático, utilizando su presencia y palabras de manera convincente.

• Autenticidad y credibilidad. Son elementos clave para reforzar la empatía. Un vocero que realmente crea en lo que dice y refleje los valores de la organización que representa, será más convincente.

• Coherencia. No basta pronunciar un discurso persuasivo, se debe actuar acorde a ese discurso en la vida personal y profesional, ya que la sinceridad es valorada y el engaño condenado.

• Flexible. Adaptarse al cambio, improvisar y reaccionar de manera efectiva, incluso fuera del horario laboral, es una habilidad a tener en cuenta.

¿Por dónde empezar?

Informarse de la organización. Uno de los primeros pasos para convertirse en un buen vocero es adquirir un conocimiento profundo y actualizado sobre la organización, sus valores, objetivos, productos y/o servicios.

Conocer dónde está parado. Debe estar al tanto de las últimas noticias y acontecimientos relevantes del contexto para poder brindar información precisa y veraz, respondiendo al panorama en que se desempeña la organización.

Si no tiene tiempo para informarse del contexto, puede contratar un monitoreo de medios tradicionales y digitales, como los ofrecidos por ACERTA, para estar informado de manera expedita de todo el acontecer nacional.

Economía del lenguaje y simplificación. Evite el uso de tecnicismos y términos complicados que puedan confundir al público.

Es importante que hable para que lo entienda la mayoría. Un mensaje directo y claro brinda confianza y transparencia, y si este se expresa en pocas palabras, reduce la posibilidad de errores.

Saber escuchar. Ser un buen vocero implica hablar y escuchar. Prestar atención a las preguntas, comentarios y preocupaciones de medios u opinión pública permite establecer una comunicación efectiva y responder de manera adecuada.

Transparencia. Sea una persona transparente y honesta en todas las interacciones. Incluso en situaciones en las que no pueda brindar información debido a razones legales o estratégicas, es importante que explique claramente la situación sin evadir preguntas. La transparencia genera credibilidad y fortalece la relación con los medios y el público.

Preparación. Prepararse adecuadamente antes de hablar ayuda a mejorar su vocería. Anticipar posibles preguntas y desarrollar respuestas claras y coherentes, practicar frente a un espejo o realizar simulacros de entrevistas con colegas ayuda a mejorar las habilidades de comunicación verbal y no verbal.

Recuerde que en situaciones difíciles o frente a preguntas desafiantes, lo ideal es mantener la calma y responder de manera profesional y tranquila. Evitar reaccionar de forma defensiva ayuda a preservar la imagen de la organización.

La relación con los medios

Si es vocero, interactuar con los medios es inevitable, por eso es importante usar la comunicación para forjar relaciones duraderas que permitan obtener cobertura positiva y convencer a los periodistas de que se es una fuente confiable de información.

Existen tres claves para lograr este objetivo:

• Cuide la velocidad con la que habla. Recuerde que su objetivo es insertar el mensaje clave de su organización y esto no será posible si no le da espacio al periodista para procesar la información y formular preguntas.

• No tema a las preguntas. Para este punto, usted ya habrá evaluado el contexto y comprenderá lo suficiente sobre el tema para abordarlo con autoridad.

• Hable con claridad. No se trata solo de hablar lento, sino de decir las palabras adecuadas para que el periodista y el público entiendan su mensaje.

Al seguir estas pautas, estará en mejores condiciones para establecer relaciones sólidas con los medios de comunicación, lo cual resultará beneficioso para su organización como para la difusión de su información.

Lleve su empresa a otro nivel con una vocería efectiva

Convertirse en un buen vocero requiere tiempo, práctica y un compromiso constante con el desarrollo de habilidades de comunicación efectiva.

Al evaluar algunas de estas claves y principios podrá fortalecer la comunicación de la organización que representa.

Además, contar con el apoyo de especialistas en el tema le permitirán optimizar su desempeño.

Si está interesado en mejorar las habilidades de vocería en su organización, en ACERTA lo podemos apoyar para potenciar sus capacidades y alcanzar una comunicación efectiva.

Contáctenos en info@acertacomunicaciones.com